AI化して事務職 がいらなくなる？今後のキャリアや求人について

書類作成やデータ入力などを日常的にこなす事務職は、AIに代替されやすい職種として話題に上ることが多いです。

しかし実際のところ、すべての事務職がなくなるわけではありません。

むしろ、AIを味方につけることで仕事の幅が広がり、より価値の高い業務に専念できる可能性もあるのです。

本記事では、AIの得意なことや、将来的に代替される可能性の高い仕事、そしてAI時代でも活躍できる事務職のスキルや働き方について解説します。

事務職は本当にAIに奪われるの？AIができること一覧

AI（人工知能）の進化により、これまで人間が行ってきた作業の一部は、すでにAIに置き換えられ始めています。

とくに事務職のような定型的な業務においては、AIの導入が進みやすい分野といえるでしょう。

AIが得意とするのは、「パターン化された作業」「大量のデータ処理」「高速な情報検索」などです。

たとえば

• データ入力
• 請求書の発行
• スケジュール管理
• メールの自動返信
• 会議の議事録作成

などといった業務は、AIによって効率化・自動化が進んでいます。

最近では、生成AIによって文書作成や翻訳といった知的作業までも自動でこなせるようになりつつあります。

AIが代替して将来的になくなる可能性が高い仕事

AIの活用によって、代替される可能性が高いのは「定型業務」や「判断基準が明確な作業」です。

たとえば、次のような仕事はAIが得意とする領域に含まれます。

• データ入力・集計
• 書類作成・文書のフォーマット作業
• カスタマーサポート（チャットボットによる一次対応）
• 経理・会計の一部業務（領収書の仕訳や自動仕分けなど）
• 社内スケジュールや備品の管理

これらの仕事は、ルールや手順が明確で、大量の情報処理を必要とするため、AIによって自動化しやすいのが特徴です。

AI時代でも残る・価値が高まる仕事

一方で、AIでは代替できない仕事や、むしろAI時代に価値が高まる仕事もあります。

これらの仕事には、人間ならではの「判断力」や「感情」「創造性」「対人スキル」などが求められます。

• クライアントとの折衝や調整業務
• 新規プロジェクトの企画・立案
• チーム内のコミュニケーションやマネジメント
• 社内業務の改善提案や仕組みづくり
• AIツールを使いこなすリーダー・支援役

つまり、「AIに仕事を奪われるかどうか」ではなく、「AIをどう使いこなすか」が重要になります。

AI導入で事務職の仕事内容は具体的にどう変わる？

AIが導入されることで、事務職の仕事内容は大きく変化しています。

従来の「作業型」から「考える型」へとシフトしているのが、もっとも大きなポイントです。

これまで事務職では、データ入力やファイリング、請求書の作成、メール対応といった定型業務が多くを占めていました。

しかし、AIの導入によってこれらの繰り返し業務は自動化されつつあります。

代わりに、事務職に求められるのは「AIを活用し、業務全体をよりスムーズに進めるためのサポート役」です。

たとえば

• AIが出力したデータのチェック・整理
• 他部署との調整
• AIツールの導入・運用の補助

など「人間ならではの判断や気配り」が必要とされる業務が増えています。

また、AIが苦手とする「例外的なケースへの対応」や「臨機応変な処理」も事務職の重要な役割として残り続けるでしょう。

AI導入で事務職の求人は減るの？

AIの導入が進むことで、事務職の求人は確かに一部で減少傾向にあります。

とくに、単純作業が中心だった従来型の事務職ポジションは自動化の影響を受けやすくなっています。

たとえば、バックオフィス業務の多くをAIで処理できるようになれば、企業は人件費を抑えつつ業務を回せるようになるため「人手を減らしても問題がない」と判断するケースが増えるのです。

しかし「すべての事務職が不要になる」というわけではありません。

むしろ、AIをうまく活用できる人材や、業務フローの改善に関与できる事務スタッフへのニーズは高まっています。

今後は「AIに置き換えられる事務職」と「AIを使いこなす事務職」に二極化していくと考えられます。

事務職がAIを活用する方法

AIは「一部の専門職だけが使うもの」ではなく、今や一般的な事務職にとっても身近な存在となりつつあります。

特に最近では、簡単に使えるAIツールが数多く登場し、日々の業務を効率化するための強力な味方になっています。

たとえば、以下のような活用方法があります。

• 文書作成補助：ChatGPTなどの生成AIを使えば、定型文や案内文を素早く作成可能です。
• データ整理・分析：スプレッドシートと連携して、数値の傾向を自動でまとめたり、グラフ化したりできます。
• スケジュール調整：AIがメールのやり取りをもとに、候補日程を提案してくれるツールもあります。
• 議事録の自動作成：会議の録音をもとに文字起こしし、議事録を自動生成するアプリも便利です。

このように、AIをうまく使えば「時間のかかる作業」にかける手間を大幅に削減でき、より重要な仕事に集中することが可能になります。

事務職がAIツールを「使いこなす」とはどういうこと？

AIツールを「使いこなす」とは、単にボタンを押して結果を得ることではありません。

重要なのは「どの場面でAIを使えば効果的か」を判断し「よりよい結果を得るために工夫する力」を持つことです。

たとえば、ChatGPTに「会議のお礼メールを作って」と依頼するだけでなく、「社外向けで丁寧に」「上司に確認済みの内容を含めて」など、適切な指示（プロンプト）を出せるかどうかが成果を大きく左右します。

また、AIが出力した結果をそのまま使うのではなく、内容をチェック・修正する力も必要です。

AIの出力には誤りや不適切な表現が含まれる場合もあるため、人の目による最終確認が欠かせません。

事務職がAIに負けないために身につけるべきスキル

AIの導入が進む今、事務職がこれまで通りの業務だけを行っていては、将来的に役割が縮小される可能性があります。

しかし、AIでは代替できないスキルを身につけることで、むしろ価値の高い人材として活躍の場を広げることが可能です。

以下は、AI時代に求められるスキルの一例です。

1. AIの仕組みや可能性を理解する

AIを恐れるのではなく、まずはその基本的な仕組みやできること・できないことを知ることが大切です。

専門的な知識がなくても、AIがどんな場面で役立ち、どんな限界があるのかを理解することで「AIとどう付き合っていくか」の判断力が養われます。

2. 生成AIを使いこなす「指示出しスキル」

ChatGPTなどの生成AIを使う際には「どのように指示を出せば求めている結果が得られるか」を考える力が重要です。

これは、いわばAIとの対話力。

適切なプロンプト（指示文）を作るスキルは事務職にとって今後必須となるでしょう。

3. データ分析スキル

日々の業務の中で扱う数字や表を単なる「入力作業」で終わらせず、意味のある情報に変換する力が求められています。

ExcelやGoogleスプレッドシートに加え、簡単な統計やグラフの読み取り・作成スキルがあると強みになります。

4. コミュニケーション能力・協調性

AIにはできない、人と人との信頼関係の構築や細やかな気配りは、今後ますます重要になります。

社内外との円滑なやり取りができるコミュニケーション力は、どんな時代でも価値のあるスキルです。

5. AIで解決すべき課題を見つける力

AIを導入すればすべての問題が解決するわけではありません。

現場の業務をよく理解し「どの業務にAIを使えば効率が上がるか」「どこに課題があるか」を見極める力が求められます。

6. 企画力・提案力

ルーチンワークだけでなく「業務をもっとよくするには？」「この資料をどう改善すれば伝わりやすくなるか？」といった企画・改善の視点も今後ますます評価されます。

小さな工夫を積み重ねられる人ほど、AI時代に強くなれます。

7. 非定型業務への対応力・クリエイティブ思考

AIは「決まったルールに従う業務」が得意ですが、毎回内容が異なる業務や創造性が求められる仕事はまだまだ人間の領域です。

状況に応じて柔軟に考え、アイデアを出す力を磨くことでAIには代替できない価値を発揮できます。

事務職がAIスキルを学ぶメリット

事務職の業務といえば、書類作成やデータ入力、スケジュール管理などのルーチンワークが中心という印象が強いかもしれません。

しかし、AIが進化した今、事務職の方がAIスキルを学ぶことには大きなメリットがあります。

ただの「便利な道具」として使うだけでなく、スキルとしてAIを身につけることでキャリアにも収入にも良い影響が期待できます。

業務の効率化・生産性アップ

AIスキルを持つことで、日々のルーチンワークを自動化できるようになります。

たとえば、定型文のメール返信やExcelでのデータ集計なども、AIやマクロを活用すれば短時間で完了できます。

単純作業にかける時間を減らし、本来の業務や人とのやり取りに集中できるようになるのは大きなメリットです。

「AIを使える人材」として社内評価が上がる

AIツールを活用できる人材は、社内での評価も高まりやすくなります。

特に、他の社員がAIを使いこなせていない職場であれば、ちょっとした自動化や効率化の提案だけでも「頼りにされる存在」になれます。

昇進や異動のチャンスにもつながる可能性があります。

転職やキャリアチェンジに強くなる

AIスキルを持っていると、事務職の中でも「ITリテラシーが高い人材」として市場価値が上がります。

近年は「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を進める企業が増えているため、AIやデータ活用に強い人材への需要は右肩上がりです。

単なる事務作業からの脱却ができる

AIスキルを身につけることで「言われたことをこなすだけ」の事務職から脱却し、より主体的に業務に関わることができます。

たとえば、業務改善の提案をしたり、社内でAIツールの使い方を教える立場になったりとよりクリエイティブで価値ある仕事ができるようになります。

将来の不安を減らせる

「AIに仕事を奪われるのでは？」という不安を抱えている方も多いかもしれません。

しかし、AIスキルを持つことでその不安を解消し「AIと一緒に働ける人材」へと進化できます。

生成AIを使いこなす指示出しスキル

生成AI（ChatGPTやCopilotなど）をうまく活用するには「何をどう指示するか」が非常に重要です。

曖昧な命令では意図通りの結果を得ることが難しくなるため、目的を明確にし必要な情報や前提条件をわかりやすく伝える力＝「プロンプトスキル（指示出しスキル）」が求められます。

これは事務職だけでなく、あらゆる職種での生産性に直結する能力です。

データ分析スキル

生成AIやAIツールを使う上で、データを読み解く力は欠かせません。

例えば売上データやアンケート結果をAIに分析させても、結果を正しく理解し、判断材料にできなければ意味がありません。

統計の基礎知識やExcelでのデータ処理スキルを身につけることで、AIが出力した情報の価値を最大限に活かせます。

コミュニケーション能力・協調性

AIはあくまで「ツール」であり、業務は最終的に人と人との連携で成り立っています。

AIを導入する際には、チームメンバーや他部署と連携しながら使い方を共有したり、課題を一緒に解決する必要があります。

AI活用を促進するには、社内での協調や説明能力も非常に重要です。

AIで解決すべき課題を見つける

AIは万能ではなく、「何をAIに任せるべきか」「どの業務を自動化すべきか」という判断が求められます。

そのためには、日々の業務において「これはもっと効率化できそう」「この作業は時間がかかっている」といった視点を持ち、課題を発見する力が必要です。

企画力・提案力

AIを活用して成果を出すには、既存のやり方にとらわれず、新しい方法を考え出す力＝企画力が必要です。

また、AI導入や活用アイデアを上司やチームに提案する場面も増えていきます。

その際には「なぜこのAIを使うのか」「どんな効果があるのか」をロジカルに説明できる提案力も重要です。

非定型業務への対応力・クリエイティブ思考

AIは定型的な作業は得意ですが、イレギュラーな対応や発想を要する場面はまだ人間にしかできません。

たとえば、顧客とのやり取りで微妙なニュアンスを読み取ったり、新たな企画を立てたりするような非定型業務では、人間の柔軟な思考が求められます。

事務職がAIを学ぶなら何から始める？ 学習ロードマップ

AIと聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、事務職でも基礎から順を追って学べば、実務に役立つAIスキルを無理なく習得できます。

ここでは、まったくの初心者がAI活用できるようになるまでの学習ステップを紹介します。

このように、まずは「触ってみる」ことから始めて、徐々に応用・自動化へとステップアップするのが事務職にとって現実的かつ効果的なAI学習の道のりです。

事務職でAIを導入する際の注意点やデメリット

AIを導入することで業務効率が大幅に向上する一方で、導入にはいくつかの注意点や課題もあります。

特に事務職では、日々の業務との兼ね合いや組織全体の理解・協力が不可欠です。

以下に、導入時に考慮すべき代表的なポイントを詳しく解説します。

初期コストと運用コストがかかる

AI導入には、導入時の初期費用だけでなく継続的に発生する運用コストも無視できません。

たとえば、AIツールやプラットフォームを導入する場合、有料ライセンスやクラウド利用料が発生します。

また、ツールを社内に適切に定着させるために、マニュアル整備や社員向けの研修も必要です。

一見便利そうなAIでも、無料で使える範囲には制限があることが多く、本格的に業務へ組み込むには一定の予算が求められます。

コスト対効果をきちんとシミュレーションした上で導入判断を行いましょう。

既存の業務工程を根本から見直す必要がある

AIを導入する際に陥りがちなのが「今の業務をそのままAIに置き換えようとする」ことです。

実際には、AIはあくまでツールであり、使い方次第で成果が大きく変わります。

例えば、書類作成やデータ入力をAIで効率化したい場合、従来のフローをそのまま維持するのではなく「どのタイミングでAIを使えば効果的か」「どこは人の手でやるべきか」を再設計する必要があります。

つまり、AI導入は単なるツールの追加ではなく「業務の再構築」なのです。

データの質と管理が重要

AIの判断や出力の精度は、もととなる「データの質」に大きく左右されます。

例えば、AIが顧客対応の履歴を分析してメールの返信を提案するような場面では、過去の対応履歴に誤字や偏りがあると、AIの出力にも影響が出てしまいます。

また、業務データの保管場所や管理ルールが曖昧な状態では、AIに正しい情報を渡すことが難しくなります。

これまで以上に「データの整備・管理能力」が求められる時代になります。

全社員に新たなスキルが求められる

AIを業務で活用するには、特定のエンジニアや担当者だけでなく、実際に日常業務で使う「現場の社員」全員が一定のAIリテラシーを持つことが必要です。

具体的には

• チャットボットへの適切なプロンプト入力
• データの読み取りと活用
• 出力された内容の評価・修正　など

AIを使いこなすには、最低限のITリテラシーや業務に沿った判断力が求められます。

AIは万能ではないことを理解しておく

AIは非常に優れたツールですが、すべての仕事に対応できるわけではありません。

たとえば、感情を伴うコミュニケーションや複雑な状況判断、臨機応変な対応などは、まだまだ人間の判断が必要です。

また、AIは間違いを起こす可能性もあるため「常に正しい」と過信してしまうのは危険です。

AIを導入したからといってすべてを任せきりにせず、最終的なチェックや意思決定は人間が行うというバランスが求められます。

AI事務職に関するよくある質問

まとめ

AIの進化により、事務職の働き方は大きく変わりつつあります。

単純な作業はAIに任せる一方で、AIを活用して効率を高めるスキルが求められています。

AI時代でも、人間ならではのコミュニケーション能力や問題解決力、企画力が重要です。

新しい技術を積極的に学び、変化に柔軟に対応することで、事務職としての価値を高めていけるでしょう。